KERANGKA
ACUAN KERJA (TERMS OF REFERENCE)
INFORMATION
TECHNOLOGY AUDIT & MASTER PLAN DEVELOPMENT
UNIVERSITAS BUDI LUHUR JAKARTA
Pendahuluan
Secara prinsip, kerangka induk yang
kerap dinamakan sebagai Information Technology Master Plan (ITMP) adalah merupakan
dokumen turunan dari corporate business plan (rencana bisnis korporat). Di
dalam dokumen rencana bisnis korporat tersebut disebutkan secara eksplisit
fungsi atau peranan strategis dari sistem informasi dalam kerangka bisnis organisasi.
Dokumen formal ini secara resmi disahkan
oleh pimpinan organisasi sebagai panduan atau bahan acuan dalam berbagai usaha organisasi
untuk merencanakan dan mengembangkan sistem informasinya untuk jangka waktu
tertentu. Seperti halnya tipe perencanaan lain, esensi dari ITMP adalah sebagai
berikut:
- Berdasarkan visi dan misi yang ingin dicapai, organisasi dapat membayangkan situasi seperti apa yang diinginkan di kemudian hari (TO-BE Environment);
- Kemudian organisasi mencoba untuk mengkaji status yang dimilikinya saat ini (AS-IS Environment); sehingga
- Dengan demikian dibuatlah sebuah ”perencanaan” untuk dapat ”menutup” gap yang terjadi antara kedaaan sekarang dengan yang diinginkan di kemudian hari.
Tujuan Pengembangan Information Technology Master Plan
Tujuan pengembangan ITMP adalah untuk
menghindarkan organisasi dari adanya kemungkinan-kemungkinan pengembangan
teknologi informasi sebagai berikut:
- Pengembangan sistem informasi yang tidak sejalan dengan strategi bisnis organisasi;
- Pembangunan sistem informasi yang tidak terpola (sporadis) sehingga tidak terjadi keterpaduan antara sub-sistem yang ada (tidak terintegrasi, tidak holistik, dan tidak koheren);
- Implementasi sistem informasi yang tidak mendatangkan manfaat (benefit) seperti yang diharapkan oleh para stakeholder terkait (mereka yang berkepentingan);
- Alokasi dana investasi yang tidak sesuai dengan kebutuhan seharusnya, baik yang sifatnya kurang dari kebutuhan (under investment) maupun yang ber-lebihan (over investment);
- Penerapan berbagai modul sistem informasi (sub-sistem) yang tidak memperhatikan asas-asas seperti prioritas dan kritikalitas; dan
- Kualitas sistem informasi yang relatif rendah dipandang dari berbagai standar yang ada.
Pengukuran Kinerja Organisasi Teknologi Informasi
Pengukuran kinerja dilakukan dengan
menggunakan standar COBIT pada awal pembuatan master plan yang sekaligus
digunakan untuk memotret kondisi aktual saat ini. Kondisi aktual akan dilihat
berdasarkan skala kematangan dengan mengggunakan 34 proses pada empat domain
COBIT. Untuk dapat terus-menerus meningkatkan kemampuan kinerja organisasi
teknologi informasi, maka di dalam master plan juga terlihat rekomendasi untuk
melakukan audit kinerja teknologi informasi secara periodik.
34 proses yang dimaksud terkmaktub di
dalam domain perencanaan dan organisasi, pengadaan dan implementasi, dukungan
dan layanan serta pengawasan.
Metodologi
yang digunakan untuk melakukan audit adalah sebagai berikut:
o Assessment
dilakukan terhadap berbagai sumberdaya TI seperti manusia, sistem aplikasi,
teknologi, fasilitas dan data.
o Material
assessment, termasuk dalam hal ini adalah daftar pertanyaan berdasarkan
standar dan struktur Cobit. Materi assessment terdiri atas 4 domain:
Planning & Organization (PO), Acquisition & Implementation (AI),
Delivery & Support (DS) dan
Monitoring (M).
o Audit
akan didasarkan berdasarkan fakta-fakta yang ada. Berdasarkan fakta-fakta yang
ditemukan, tim konsultan melakukan analisa tingkat efektivitas dan efisiensi
dari manajemen teknologi informasi.
Sementara obyek teknologi informasi yang
akan diaudit adalah sebagai berikut:
- Effectiveness – informasi yang dihasilkan haruslah relevan dan dapat memenuhi kebutuhan dari setiap proses bisnis terkait dan tersedia secara tepat waktu, akurat, konsisten, dan dapat dengan mudah diakses;
- Efficiency – informasi dapat diperoleh dan disediakan melalui cara yang ekonomis, terutama terkait dengan konsumsi sumber daya yang dialokasikan;
- Confidentiality – informasi rahasia dan yang bersifat sensitif harus dapat dilindungi atau dijamin keamanannya, terutama dari pihak-pihak yang tidak berhak mengetahuinya;
- Integrity – informasi yang dihasilkan haruslah lengkap, akurat, valid,dan memiliki nilai bisnis sesuai dengan harapan yang membutuhkannya;
- Availability – informasi haruslah tersedia bilamana dibutuhkan dengan kinerja waktu dan kapabilitas yang diharapkan;
- Compliance – informasi yang dimiliki harus dapat dipertanggung-jawabkan kebenarannya dan mengacu kepada hukum maupun regulasi yang berlaku, termasuk di dalamnya mengikuti standar nasional atau internasional yang ada; dan
- Reliability – informasi yang dihasilkan haruslah berasal dari sumber yang dapat dipercaya sehingga tidak menyesatkan para pengambil keputusan yang menggunakan informasi tersebut.
Keseluruhan informasi tersebut
dihasilkan oleh sebuah sistem informasi (dan teknologi informasi) yang dimiliki
organisasi, dimana di dalamnya teradapat sejumlah komponen sumber daya penting,
yaitu:
- Data – yang merupakan “bahan mentah” dari setiap informasi yang dihasilkan, dimana di dalamnya terkandung fakta dari aktivitas transaksi dan interaksi sehari-hari masing-masing proses bisnis yang ada di organisasi;
- Aplikasi – yang merupakan sekumpulan program untuk mengolah dan menampilkan data maupun informasi yang dimiliki oleh organisasi;
- Teknologi – yang terdiri dari sejumlah perangkat keras dan infrastruktur teknologi informasi sebagai teknologi pendukung untuk menjalankan portofolio aplikasi yang ada;
- Fasilitas – yang berupa sarana fisik seperti ruangan dan gedung dimana keseluruhan perangkat sistem dan teknologi informasi ditempatkan; dan
- Manusia – yang merupakan pemakai dan pengelola dari sistem informasi yang dimiliki.
Anatomi Master Plan
Pada umumnya sebuah master plan sistem
informasi korporat dikembangkan dengan menggunakan lima anatomi berikut sebagai
kerangka dasar pengembangan sistem informasi.
Anatomi 1 : Merupakan kerangka aplikasi
yang memiliki fungsi sebagai teknologi untuk melakukan transaksi bisnis dan
transaksi lainnya sesuai dengan proses bisnis organisasi.
Anatomi 2 : Merupakan kerangka database
yang memiliki fungsi sebagai penyimpan data dan informasi berharga lainnya
sebagai teknologi untuk dasar kegiatan pengambilan keputusan.
Anatomi 3 : Merupakan kerangka hardware,
network dan communication yang digunakan sebagai teknologi dan alat bantu
jaringan kerja dan komunikasi.
Anatomi 4 : Merupakan kerangka struktur
organisasi dan manusia yang berperan dalam mengadakan, mengimplementasikan,
menjalankan dan merawat sistem yang ada sesuai dengan tugas dan tanggung jawab
masing-masing.
Anatomi 5 : Merupakan kerangka
governance yang digunakan sebagai pendukung dan layanan yang sekaligus
merupakan tolak ukur keberhasilan implementasi sistem informasi di dalam organisasi.
Langkah-Langkah Pengembangan Information Technology Master Plan
Pengembangan Information Technology
Master Plan Universitas Budi Luhur dilakukan dengan menggunakan lima langkah
berdasarkan kerangka berikut ini:
Langkah 1. Pengkajian Visi, Misi, Strategi dan Obyektif Universitas Budi Luhur
Fase awal pengembangan pada Bab 1 adalah
dengan melakukan pengkajian atas visi, misi, strategi dan obyektif bisnis dari universitas
Budi Luhur. Inti dari bagian ini adalah
membangun landasan atau jembatan penghubung antara visi dan misi yang
dicanangkan organisasi dengan peranan strategis sistem informasi yang ingin
dibangun.
Langkah 2. Pengkajian Kebutuhan Sistem Informasi
Merupakan bagian yang mendefinisikan
spesifikasi teknis dari berbagai komponen sistem informasi berdasarkan
kebutuhan yang telah didefinisikan sebelumnya. Karena komponen utama dari
sebuah sistem informasi adalah teknologi informasi – disamping proses dan
sumber daya manusia – maka mayoritas dari bagian ini akan membahas berbagai
komponen teknologi informasi yang dibutuhkan. Untuk organisasi yang telah
memiliki sejumlah komponen teknologi informasi seperti aplikasi, database,
perangkat keras, dan jaringan, perlu dikaji seberapa jauh keberadaannya telah
memenuhi kebutuhan organisasi.
Langkah 3. Pengkajian Spesifikasi Teknologi Informasi
Merupakan bagian yang menjelaskan bagaimana
mekanisme organisasi dalam usahanya untuk mengelola seluruh sumber daya terkait
dengan pengembangan sistem informasi yang ada, terutama yang berhubungan dengan
proses perencanaan, pembangunan, penerapan, dan pengawasan. Aspek ini sangat
terkait dengan keberadaan sebuah struktur tim implementasi yang akan
bertanggung jawab untuk menyusun strategi yang tepat agar pemenuhan kebutuhan organisasi
terhadap sistem informasi yang ada dapat secara efektif terpenuhi.
Langkah 4. Pengkajian Manajemen Sistem Informasi
Merupakan bagian yang menjelaskan
bagaimana mekanisme organisasi dalam usahanya untuk mengelola seluruh sumber
daya terkait dengan pengembangan sistem informasi yang ada, terutama yang
berhubungan dengan proses perencanaan, pembangunan, penerapan, dan pengawasan.
Aspek ini sangat terkait dengan keberadaan sebuah struktur tim implementasi
yang akan bertanggung jawab untuk menyusun strategi yang tepat agar pemenuhan
kebutuhan organisasi terhadap sistem informasi yang ada dapat secara efektif
terpenuhi.
Langkah 5. Manajemen Proyek Pengembangan Sistem Informasi
Merupakan bagian yang memperlihatkan
seluruh portfolio proyek sistem informasi beserta rencana pembangunannya
berdasarkan tata kala waktu yang ada (jangka pendek, jangka menengah, dan
jangka panjang). Bagian ini dikatakan lengkap jika dikembangkan dengan
menggunakan standar baku manajemen proyek seperti misalnya berpedoman pada
standar PMBOK (Project Management Body of Knowledge) yang menekankan
pentingnya diperhatikan 9 (sembilan) buah aspek proyek atau knowledge areas yaitu
masingmasing: ruang lingkup, kualitas, biaya, waktu, sumber daya manusia,
material, komunikasi, resiko, dan
integrasi.
Metode Kajian
Organization Strategic Planning
Assessment & Analysis
Langkah pertama untuk melakukan kajian
adalah dengan memetakan visi, misi, obyektif dan strategi Universita Budi Luhur.
Pengkajian ini dilakukan untuk mengetahui sejauh mana peran sistem informasi
nantinya di masa yang yang akan datang.
Proses kajian dilakukan dengan
menggunakan kerangka sebagai berikut:
Berdasarkan gambar di atas, maka proses
kajian dilakukan dengan melihat visi, misi dan manfaat dari keberadaan
teknologi informasi. Langkah kedua adalah dengan menentukan obyektif
berdasarkan kajian sebelumnya. Penentuan obyektif dilakukan bersamaan dengan
menentukan faktor-faktor yang menjadi kunci sukses dan performa yang akan
dilakukan.
Kedua kunci tersebut kemudian
diterjemahkan berdasarkan kajian atas strategi bisnis dan juga strategi TI
dengan bentuk proses bisnis dan prosedur taktis dilapangan sampai dengan
aktivitas operasional sehari-hari.
Organization Bisnis Process Mapping
Langkah kedua adalah dengan melakukan
pemetaan proses bisnis organisasi ke dalam dua bentuk aktivitas untuk mendukung
visi dan misi yang telah ditentukan sebelumnya. Bentuk aktivitas yang dimaksud
adalah aktivitas utama sebagai core activity dan aktivitas pendukung sebagai
support activity.
Required Data
and Information Characteristics/Properties Mapping
Langkah berikutnya adalah dengan
memetakan karakteristik data dan informasi yang dibutuhkan oleh setiap
stakeholder yang terlibat di dalam sistem informasi. Pemetaan dilakukan
berdasarkan karakteritik sumber informasi, frekuensi penggunaan, skala waktu,
jangkauan waktu, batasan dan tingkat keputusan yang diambil. Pemetaan dilakukan
berdasarkan karakteristik tugas dan tanggung jawab dari setiap stakeholder yang
terlibat.
IT Related
Activities Value Proposition and Capability Analysis
Langkah selanjutnya adalah melakukan
penjabaran atas setiap aktivitas yang telah ditentukan kerangka value chain
sebelumnya. Penjabaran dilakukan berdasarkan nilai dari tiap aktivitas dan
dukungan seperti apa yang harus dilakukan agar aktivitas tersebut dapat
berhasil dilakukan.
Strategic
Priorities Analysis
Setelah dapat ditentukan nilai dari
setiap aktivitas yang adalah, maka dilakukan analisis terhadap skala prioritas
aktivitas tersebut. Penentuan skala prioritas dilakukan dengan menggunakan
satuan ukuran berdasarkan tingkat kritikalitas aktivitas dan implikasinya terhadap
proses bisnis. Berbagai variabel lainnya bisa disertakan misal berdasarkan
waktu, biaya, potensi pendapatan dan peluang.
IT
System-Business Process Analysis and Mapping
Setelah dapat ditentukan berbagai
aktivitas pada organisasi bersangkutan, maka dilakukan pemetaan ke dalam sistem
teknologi informasi. Sampai pada bagian ini sudah ditentukan sistem seperti apa
saja yang dibutuhkan untuk mendukung aktivitas yang ada.
IT Conceptual
Architecture Framework Development
Setelah dapat menentukan sistem apa saja
yang mendukung berbagai aktivitas yang ada, maka dikembangkan sebuah kerangka
arsitektur teknologi informasi. Dikarenakan sistem yang ada dapat dikategorikan
sebagai kelas enterprise, maka digunakan karangka Zahman untuk dapat menentukan
arsitektur informasi yang akan dihasilkan.
Application and
Database Modules And Standard Specification
Dari kerangkat
Zachman kemudian dapat dilakukan pemetaan berbagai aplikasi dan modul database
yang dibutuhkan. Pemetaan biasanya juga sudah dapat menentukan peta aplikasi
besar dengan dukungan database.
IT Hardware,
Network, and Infrastructure Standard Specification
Dari kerangka Zachman ini kemudian dapat
ditentukan berbagai perangkat spesifik yang digunakan untuk mendukung sistem
informasi yang ada.
IT Quality
Assurance Determination
Penentuan jaminan kualitas digunakan
untuk memudahkan dilakukan pengukuran terhadap kualitas sistem yang akan
dikembangkan. Penentuan ini berguna agar dikemudian hari dapat dipakai sebagai
ukuran untuk dapat menentukan apakah pengembangan sistem informasi berhasil
memenuhi harapan yang ingin dicapai atau tidak.
Taks Force
Appointment and Responsibilities Determination
Sampai pada bagian ini juga ditentukan
staf pendukung yang dibutuhkan terhadap pengembangan sistem yang menyeluruh. Penentuan
staf pendukung dilakukan berdasarkan analisis aktivitas, lingkup pekerjaan yang
dibutuhkan dan analisa yang dilakukan sebelumnya. Penentuan staf pendukung
dibentuk berdasarkan struktur organisasi yang ada.
Projects
Portfolio Mapping and Schedule Development
Setelah dapat ditentukan staf pendukung
dari seluruh aktivitas yang ada, maka dibuat pemetaan pengembangan proyek
sistem informasi dengan menggunakan model penjadwalan. Penjadwalan terhadap
setiap portfolio dilakukan dengan menggunakan rangkaian analisis sebelumnya
terhadap berbagai variabel ukuran dan tingkat kritikalitasnya.
Hasil-hasil Pekerjaan
Berdasarkan langkah-langkah pekerjaan
diatas, maka akan diperoleh laporan dokumen Information Technology Master Plan
(ITMP) yang berisikan obyektif sebagai berikut:
- Kebutuhan Sistem Informasi (Obyektif Stakeholder, Proses, Informasi, Struktur Organisasi, dan Teknologi Informasi)
- Suplai Teknologi Informasi (Obyektif User, Program&Aplikasi, Struktur Basis Data, Jaringan dan Sistem Informasi, dan Perangkat Keras dan Peralatan Lainnya).
- Strategi Manajemen Sistem Informasi (Obyektif Manajemen User, Manajemen Aplikasi Terpadu, Sistem Manajemen Basis Data, Manajemen Jaringan dan Manajemen Perangkat Keras).
- Manajemen Proyek Pengembangan Sistem Informasi (Obyektif integrasi, biaya, komunikasi, ruang lingkup kerja, kualitas, resiko, waktu, SDM dan pengadaan) dan jadwal pengembangan keseluruhan pengembangan sistem informasi yang dibagi atas pengembangan berdasarkan tata kala waktu (bulanan, satu tahunan dan lima tahunan).
#Sumber Referensi
Tidak ada komentar:
Posting Komentar